Haben Sie sich schon einmal tiefergehend mit der Verfahrens-Dokumentation bei der Abwicklung Ihrer Buchhaltung auseinandergesetzt? Sollte Ihre Antwort "Nein" lauten, wird es allerhöchste Zeit! Die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz: GoBD - verändern die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Die GoBD wurden zuletzt im Jahr 2019 umfassend reformiert.
Es drohen Sicherheitszuschläge
Um sich einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen zu können, verlangen Betriebsprüfer nach unseren Erfahrungen in jüngerer Vergangenheit verstärkt die Vorlage einer sog. Verfahrens-Dokumentation, die den Aufbau Ihrer steuerrelevanten Hard- und Software sowie den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig beschreibt.
Die Betriebsprüfer analysieren die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Weg der steuerrelevanten Daten. Hierzu müssen Beschreibungen und Organisations-Unterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungs- Systeme vorgelegt werden können. Ebenso wird die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen überprüft. Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen ist, dass seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassennachschau eröffnet wurde. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.
Das Fehlen einer Verfahrens-Dokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten, mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Dies kann Sicherheitszuschläge von bis zu zehn Prozent auf die erklärten Umsätze bedeuten.
Positive Effekte einer Verfahrens-Dokumentation:
- Sie erfüllen die Anforderungen der Finanzverwaltung und erreichen Revisionssicherheit, um Schätzungsbefugnisse zu vermeiden, da das Fehlen einer Verfahrens-Dokumentation einen formellen Mangel in der Buchhaltung bedeuten kann. Es besteht faktisch eine Verpflichtung nach den GoBD, eine Verfahrens-Dokumentation vorzuhalten und auf Nachfrage einem Betriebsprüfer vorlegen zu können.
- Oftmals kommen Verbesserungs-Möglichkeiten zum Vorschein, welche Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen.
- Klärung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Vertretungen rund um die buchungsrelevanten Prozesse.
- Sie erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.
- Durch das interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil der Verfahrens-Dokumentation erhöhen Sie als Unternehmer Ihre Haftungsabsicherung.
- Ausgabe 06/2022 S.48 (289.3 KB, PDF)
"Das ist nur etwas für große Unternehmen – dies ist ein oft verbreiteter Irrtum!"
Maximilian Appelt, RAW Partner
Bereiche, in denen wir erfahrungsgemäß Verfahrens-Dokumentationen als sehr wichtig erachten.
- Kassensysteme: Wenn Sie Kassensysteme in Ihrem Unternehmen nutzen, ist bereits seit dem 01. Januar 2018 zusätzlich die Verpflichtung über den Bereich eine Verfahrens-Dokumentation zur Kassenführung als ordnungsmäßige und vollständige Kassendokumentation für eine jederzeit mögliche Kassennachschau vorzuhalten.
- Belegersetzendes Scannen: Das bedeutet, Sie können nach dem Scannen Papierdokumente in bestimmten Bereichen vernichten. Oft geschieht dies in der Praxis bereits ohne dass eine entsprechende Dokumentation hierüber vorliegt. Dies setzt eine vollständige und aktuelle Verfahrens-Dokumentation der Prozesse und Sicherung in diesem Bereich voraus.
- Elektronische Belege: Rechnungen und Belege, die aus Vorsystemen kommen, (per E-Mail). Hier ist ein GoBD-konformes Sichern von Rechnungen wichtig.
- Systeme und Schnittstellen: Diese sind zu beschreiben und zu dokumentieren (Veränderbarkeit von Daten ohne Protokollierung ist nicht GoBD-konform). Hierunter sind die buchhaltungsrelevanten IT-Systeme verpflichtend zu dokumentieren:
- Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
- Kassensystem (PC- oder Registrierkasse)
- Warenwirtschaft- und Faktura-Systeme, Auftrags- und Projektverwaltung, Materialwirtschaft
- Zahlungsverkehrssysteme .Cloud-Systeme (Online-Datenaustausch)
- Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Archivsysteme
- Zeiterfassungssysteme, die zur Verbuchung im Rechnungswesen führen
- Berechtigungskonzepte/Sicherungssysteme .Rechnungseingang .Onlineshop
- Schnittstellen
Diese Dokumentationen müssen alle Neuerungen inhaltlich und zeitlich lückenlos enthalten, damit sie GoBD-konform sind. Daher müssen Sie bei Anpassung von Abläufen der Systeme (eingesetzter Software) oder Verfahren die Änderungen und Auswirkungen in einer aktualisierten Verfahrens-Dokumentation dokumentieren.
Die Verfahrens-Dokumentation ist vor allem bei der Erstaufnahme mit viel Arbeit sowohl extern als auch intern verbunden. Es besteht aber die Möglichkeit, über das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) einen Zuschuss zu den Kosten der Beratung zur Verfahrens-Dokumentation zu erhalten.
Kommentar
Die Verfahrens-Dokumentation ist nur etwas für große Unternehmen - das ist ein weitverbreiteter Irrtum! Prozesse und Strukturen weichen oft von der gelebten Struktur im Unternehmen ab. Daher sind die Aufnahme und lückenlose Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation als Chance für das Unternehmen zu sehen. So können Abläufe und Arbeitsprozesse überdacht und optimiert werden. Die GoBD bedürfen einer stetigen Prüfung der ordnungsgemäßen Umsetzung in der Buchführung Ihres Unternehmens. Denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher liegt allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt. Wir empfehlen Ihnen: Warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema Verfahrens-Dokumentation für Ihr Unternehmen entwickeln können.
Maximilian Appelt
Rechtsanwalt Steuerberater
www.raw-partner.de
