Es ist geplant, im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ein elektronisches Meldesystem einzuführen, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Nach dem ursprünglichen Zeitplan sollten die Änderungen 2028 in Kraft treten, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 in der Diskussion. In Vorbereitung auf die anstehenden Neuerungen ist bereits eine geänderte Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL) vorgesehen.
E-Rechnungen
Zukünftig wird zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).
Durch das Gesetz wurde klargestellt, dass das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden kann. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). Ist dies gegeben, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere - gegebenenfalls neue - elektronische Rechnungsformate.
Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das Bundesministerium der Finanzen in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt. Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
- Ausgabe 10/2024 Seite 048 (351.0 KB, PDF)
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Sonstige Rechnungen
Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Ausstellen von E-Rechnungen
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, besteht nur im B2B-Bereich. Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1. Januar 2025, es gibt aber eine Übergangszeit bis Ende 2027. Bis Ende 2026 dürfen für im Jahr 2025 und im Jahr 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum wie unter den Voraussetzungen für die Jahre 2025 und 2026 zulässig. Zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 Euro hat. Ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
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Empfang von E-Rechnungen
Nur eine kurze Übergangsfrist besteht jedoch hinsichtlich der ebenfalls für alle Unternehmer eingeführten Verpflichtung, ab 1. Januar 2025 solche E-Rechnungen empfangen zu müssen. Gemäß Wachstumschancengesetz ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig E-Rechnungen erstellt und versendet. Dies betrifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Komplementärgesellschaften etc.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter, Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1. Januar 2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von E-Rechnungen zu treffen.
Insbesondere größere Unternehmen mit mehreren Filialen und/oder vielen Außendienstmitarbeitern werden sich dabei organisatorischen Herausforderungen stellen müssen, dass das Unternehmen stets die originale Eingangsrechnung erhält, verarbeitet und revisionssicher archiviert und trotzdem die sachliche Rechnungseingangsprüfung gewährleistet bleibt. Insofern wird auch das Thema der Verfahrensdokumentation, welche bereits jetzt in vielen Betriebsprüfungen von der Finanzverwaltung angefordert wird, zunehmend Bedeutung erfahren.
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Hinzu kommt, dass mit den E-Rechnungen ein deutlicher Paradigmenwechsel stattfindet. So war es bislang bereits möglich, elektronische Rechnungen in Form einer sichtbaren Rechnung (zum Beispiel im PDF-Format) mit einem elektronischen Datensatz zu verbinden, sodass eine automatisierte Verarbeitung möglich war. Hierbei ist/war jedoch in der Regel bislang der sichtbare Teil der Rechnung entscheidend.
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Zukünftig - dies hat die deutsche Finanzverwaltung bereits ausgeführt - wird der Inhalt des Datensatzes einer E-Rechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten ab 1. Januar 2025 Vorkehrungen getroffen werden, um bei empfangenen E-Rechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können.
Je nach bisheriger interner Organisation kann dies deutliche organisatorische Veränderungen mit sich bringen - und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)" zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.
