Kontovollmacht
Unternehmer sollten sich die Details eines Vollmachtformulars sehr genau ansehen. Änderungen der Gesetzgebung können Anpassungen der Formulierungen nach sich ziehen. Eine regelmäßige Überprüfung ist nötig.
Vertrauen ist natürlich die unabdingbare Grundlage einer Bankvollmacht, die beispielsweise einem leitenden Mitarbeiter erteilt wird. Allerdings sollte auch vor diesem Hintergrund die sorgfältige Durchsicht eines solch wesentlichen Formulars nicht vergessen werden. Als wichtige Voraussetzung für den möglichst komplikationslosen Betriebsablauf gehört die Bevollmächtigung von einem Familienmitglied oder eines bzw. mehrerer verantwortlicher Mitarbeiter zu den wesentlichen Bestandteilen der Geschäftsbeziehung zu den jeweiligen Hausbanken. Dabei wird jedoch oft übersehen, dass die jeweiligen Bedingungen einer derartigen Vollmacht vor allem durch Gesetzesänderungen oder durch Präzisierungen der Rechtsprechung mehr oder weniger regelmäßig anzupassen sind und vom Unternehmer ebenso regelmäßig überprüft werden sollten. Eine solche Überprüfung hat übrigens nichts mit mangelndem Vertrauen in die bevollmächtigten Personen zu tun. Es geht vielmehr um einen klar definierten rechtlichen und an der Praxis orientierten Rahmen der jeweiligen Befugnis, in dem sich der oder die Vollmachtnehmer sicher und dem Vollmachtumfang gemäß bewegen sollten. Je nach den betrieblichen Erfordernissen ist es eine Überlegung wert, die Details einer Kontovollmacht nicht nur auf dem Formular, sondern auch in der jeweiligen Stellenbeschreibung des Mitarbeiters aufzuführen. Der Betriebsinhaber sollte übrigens nicht davon ausgehen, dass die Inhalte der Kontovollmachten bei jedem Bankinstitut, zu dem eine Geschäftsverbindung besteht, absolut identisch sind. Üblich sind je nach Kreditinstitut unterschiedliche Dokumente, die eine sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Ermächtigung grundsätzlich erforderlich machen.
Dauer der Vollmacht
Einer der wesentlichen Punkte ist dabei der Zeitraum der Gültigkeit der Vollmacht: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte – und das ist häufig nicht bekannt – den Zugriff auf die Geschäftskonten auch über das Ableben des Kontoinhabers hinaus. Es kann natürlich durchaus sinnvoll sein, dass Unternehmer, denen diese Vollmachtbedingung bekannt ist und die sie entsprechend bewusst einsetzen, auf diese Weise die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens aufrechterhalten. Allerdings sollten bei einer solchen Regelung auch mögliche Auswirkungen auf eventuell bereits bestehende erbrechtliche Verfügungen eines Testaments oder eines Erbvertrages berücksichtigt werden. Banken lassen entsprechende Kontoverfügungen von Bevollmächtigten nämlich meist so lange zu, bis die Erben einen entsprechenden Widerruf der jeweiligen Vollmacht vornehmen. Erfahrungsgemäß kann ein solcher, von den Erben gemeinsam getragener Widerruf aber einige Zeit in Anspruch nehmen, so dass vom Bevollmächtigten zwischenzeitlich Kontoverfügungen getroffen werden können.
Umfang festlegen
Zur Vermeidung eventueller Missverständnisse kann bei derartigen Fällen mit Zustimmung der jeweiligen Bank festgelegt werden, dass Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Unternehmers gültig sein sollen. Ebenfalls überprüft werden sollte der konkrete Umfang einer Vollmacht: Je nach Formular sind Verfügungen aus einem Kontoguthaben heraus ebenso möglich wie aus einer bestehenden Kreditlinie. Selbst wenn die bisherige betriebliche Praxis wie selbstverständlich Guthabenverfügungen vorsieht, ist aus Gründen der Rechtssicherheit ein entsprechender Blick in das Vollmachtformular ratsam. Falls danach nämlich auch Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, sollte in Verbindung mit dem Kreditinstitut klar definiert werden, ob und in welchem finanziellen Rahmen Kontoverfügungen durch Bevollmächtigte erfolgen dürfen. Auch hier sollte geprüft werden, ob dieser Punkt in der Stellenbeschreibung des Mitarbeiters verbindlich festgehalten wird. Je nach Kreditinstitut sind darüber hinaus Vereinbarungen möglich, die Guthaben- oder Kreditverfügungen je Kontoabhebung auf einen bestimmten Maximalbetrag beschränken, die von einem Kontobevollmächtigten allein oder von mehreren Kontobevollmächtigten gemeinsam durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass es im Ergebnis keinerlei Zweifel über die konkreten Abhebungsberechtigungen geben darf. Unterschiedliche Auffassungen darüber gehen sonst erfahrungsgemäß zu Lasten des Unternehmers und Vollmachtgebers.
Weitere Bevollmächtigungen
Ein ebenso wichtiger Punkt, den der Un-ternehmer kennen sollte: Der Bevollmächtigte ist je nach Bankinstitut berechtigt, weitere Untervollmachten selbstständig, also ohne Mitwirkung des Vollmachtgebers, zu erteilen. Da eine solche Möglichkeit in der betrieblichen Praxis eher unwahrscheinlich ist, wird es ratsam sein, über ein Streichen dieser Berechtigung im Vollmachtformular nachzudenken.
Im Ergebnis können die Formulierungen in den jeweiligen Vollmachtformularen also durchaus zu Missverständnissen führen, so dass ein sorgfältiger Umgang mit jeder einzelnen Vereinbarung erforderlich ist. Unternehmer, denen die rechtliche Bedeutung der einen oder anderen Formulierung nicht eindeutig genug erscheint, können natürlich auch einen Anwalt um Klärung bitten.
Michael Vetter
Vollmachtsvergabe
Check-Liste
Vollmachtformulare sollten grundsätzlich mit der gleichen Sorgfalt wie andere, ebenfalls wichtige Geschäftsbelege behandelt werden;
etwa ein Mal pro Jahr sollten sämtliche Bank- und Geschäftsvollmachten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden;
dabei ist stets die Gesamtsituation des Unternehmers zu berücksichtigen: Kontovollmachten, deren Wirksamkeit über das Ableben des Vollmachtgebers hinausgehen, können beispielsweise den Verfügungen in einem Testament oder in einem Erbvertrag entgegenstehen;
Bankinstitute sind meist bereit, einzelne Punkte im Vollmachtformular den Erfordernissen des Betriebes anzupassen beziehungsweise diese zu streichen. Jede dieser neu getroffenen Vereinbarungen sollte von der jeweiligen Bank bestätigt werden.
- Ausgabe 6/2010 Seite 70 (207.0 KB, PDF)
